Πώς να συρράψετε έγγραφα με κλωστή;

Ετικέτες: #Κρεπ #ΛΕΥΚΑ ΕΙΔΗ

Ακούσια διάλυση εγγράφων, πλαστογραφία, άρνηση ελέγχου ή αποθήκευσης, επιστροφή αιτήσεων χωρίς εξέταση - αυτές είναι μερικές μόνο από τις συνέπειες της ακατάλληλης συστηματοποιημένης εσωτερικής τεκμηρίωσης. Για να αποφύγετε πρόστιμα και άλλα ανεπιθύμητα συμβάντα, θα πρέπει να ακολουθήσετε μια υπεύθυνη προσέγγιση στην οργάνωση του υλικολογισμικού.

Κανονισμοί που διέπουν τους κανόνες ραφής εγγράφων με νήματα

Δεν υπάρχει GOST που να περιέχει λεπτομερή περιγραφή της διαδικασίας. Το GOST R 51141-98 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση» δεν αντιμετωπίζει το ζήτημα του υλικολογισμικού, αν και ορισμένες πηγές αναφέρονται εσφαλμένα σε αυτό. στην πραγματικότητα πρέπει να καθοδηγηθείτε αποκλειστικά από το εσωτερικό καταστατικό της επιχείρησης, τις τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου από το 2005 και την παραγγελία Νο. 76 του Ομοσπονδιακού Αρχείου (από τον Δεκέμβριο του 2009). Πληροφορίες ενδιαφέροντος παρουσιάζονται στην παράγραφο 3.5.3 και στο Παράρτημα Αρ. 24.

Τι χρειάζεται για να δένουμε τα σεντόνια;

Για να εκτελέσετε τη διαδικασία, πρέπει πρώτα να εξοικειωθείτε με τη συνοδευτική τεκμηρίωση και μόνο στη συνέχεια να προχωρήσετε στην επιλογή εργαλείων. Επιπλέον, ο τύπος τους εξαρτάται συχνά από το πάχος και τη σημασία ενός συγκεκριμένου εγγράφου. Έτσι, όταν χειρίζεστε πολύ λεπτά χαρτιά, είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε μια βελόνα, ενώ με τα μεσαίου μεγέθους, είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε μια διάτρηση. Η στερέωση ογκωδών, πυκνών φακέλων πραγματοποιείται με τη συμμετοχή ενός κατσαβιδιού και ενός μετρίως παχύ σχοινιού.

Συνήθως, το υλικολογισμικό εγκαθίσταται χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία και συσκευές:

τρύπα διάτρησης?
ψαλίδι;
αρχείο βελονιάς?
κλωστές ή πλεξούδα?
βελόνα;
σουβλί;
κόλλα.

Μερικές φορές χρησιμοποιείται ένα τρυπάνι για τη δημιουργία οπών σε ιδιαίτερα χοντρούς τόμους. Ωστόσο Η χρήση του απαιτεί προσοχή, επιδεξιότητα και σωστή διάμετρο τρυπανιού. Όσο για την κόλλα, οι κανόνες είναι εξαιρετικά απλοί. Το καουτσούκ απαγορεύεται, καθώς μπορεί να τυπωθεί σε άλλα φύλλα. Καλές επιλογές: κανονική εκτύπωση PVA, καζεΐνη και πυριτικό. Το καθένα έχει τα δικά του δυνατά και αδύνατα σημεία, αλλά συνολικά είναι όλα περίπου ίσα μεταξύ τους.

Σπουδαίος! Η πυριτική κόλλα αφήνει πίσω της μια κίτρινη κρούστα και το μολύβι δεν παρέχει το επίπεδο στερέωσης που είναι απαραίτητο για προστασία.

Υπάρχουν επίσης ειδικές απαιτήσεις για τα νήματα. Αυτοί πρέπει να είναι μέτρια παχύ, πολύ ανθεκτικό και να μην ρέει. Η ταινία Mylar πληροί αυτά τα κριτήρια. Εάν λείπει, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σκληρό νήμα. Το βαμβάκι είναι επίσης κατάλληλο, αλλά μόνο εάν διπλωθεί πολλές φορές (για να πήξει και να αυξήσει την αντοχή στο σχίσιμο).

Σπουδαίος! Η χειροκίνητη μέθοδος με χρήση νήματος δεν είναι η μόνη δυνατή λύση. Ειδικά μηχανήματα και μηχανήματα έχουν εφευρεθεί για τη ραφή.Μερικά από αυτά στερεώνουν μεμονωμένα φύλλα με ελατήριο, πλαστικό ή μέταλλο (η πρώτη επιλογή είναι εύκολο να λυθεί). Άλλα παρέχουν συγκόλληση χωρίς ραφή.

Οδηγίες βήμα προς βήμα για το πώς να συρράψετε έγγραφα με κλωστή

Η βασική διαφορά μεταξύ των μεθόδων είναι ο αριθμός των οπών και η απόσταση μεταξύ τους. Σύμφωνα με αυτό το κριτήριο, διακρίνονται μέθοδοι σχεδιασμένες για 2, 3, 4 και 5 οπές. Μερικές φορές χρησιμοποιείται μια πρόσθετη γωνιακή έκδοση του υλικολογισμικού. Ωστόσο, είναι κατάλληλο για περιορισμένο αριθμό εγγράφων (όχι για αρχεία και αναφορές).

Σε δύο τρύπες

Η απλούστερη επιλογή. Κατάλληλο για το χειρισμό εσωτερικών εγγράφων που δεν θα υποβληθούν στη συνέχεια σε εξωτερικές αρχές για έλεγχο.

Αλγόριθμος ενεργειών:

εκτυπώστε το έγγραφο, οργανώστε τα φύλλα.
τρύπες διάτρησης με τρύπα.
Νήμα;
κάντε έναν κόμπο στο νήμα (δεν πρέπει να είναι στην μπροστινή πλευρά).
κόψτε ένα φύλλο από το αρχείο ραφής.
κολλήστε το πάνω από τον κόμπο έτσι ώστε τα άκρα του σχοινιού να μην καλύπτονται εντελώς (θα πρέπει να τελειώνουν χαμηλότερα).
συμπληρώστε το φύλλο υλικολογισμικού.

Τα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι ήδη τυπωμένα στο φύλλο υλικολογισμικού. Το μόνο που μένει είναι να γίνουν επιγραφές της ανάλογης φύσης. Προτεινόμενο χρώμα πάστας: μπλε ή μαύρο. Συνήθως αυτό το ζήτημα ρυθμίζεται από πρότυπα που καταρτίζονται στην ίδια την επιχείρηση.. Εάν δεν υπάρχει τέτοιο έγγραφο, η εργασία εκτελείται με μπλε στυλό.

Εάν δεν υπάρχει φύλλο ραφής, τότε κόψτε ένα κομμάτι λευκό χαρτί διαστάσεων 3x5 εκ. Στη συνέχεια, κολλήστε το και βάλτε την επιγραφή "ραμμένο και αριθμημένο". Επιπλέον, αναγράφεται ο αριθμός των σελίδων, τα στοιχεία και η υπογραφή του υπεύθυνου και η ημερομηνία. Από πάνω υπάρχει σφραγίδα.

Σπουδαίος! Ένα αποτύπωμα κεριού μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί για σφραγίδα, αλλά θεωρείται μια ξεπερασμένη και λιγότερο αξιόπιστη μορφή πλήρωσης.

Τρεις παρακεντήσεις

Αρχικά, αξίζει να χαρτογραφήσετε ακριβώς πού θα βρίσκονται οι τρύπες. Ιδανικά πρέπει να είναι κεντραρισμένα εκτός εάν απαιτείται διαφορετικά. Θα πρέπει επίσης να βρίσκονται σε ίση απόσταση μεταξύ τους. Πρέπει να τοποθετηθούν στο αριστερό άκρο του εγγράφου.

Βήμα προς βήμα αναπαράσταση της διαδικασίας:

κάντε μια παρακέντηση με μια βελόνα ακριβώς στη μέση της αριστερής άκρης του φύλλου (η βελόνα μπαίνει από την πίσω πλευρά και βγαίνει από την μπροστινή πλευρά).
εκτελέστε μια δεύτερη παρακέντηση (η βελόνα εισέρχεται από την μπροστινή πλευρά του εγγράφου και βγαίνει από το πίσω μέρος).
κάντε μια τρίτη παρακέντηση (η βελόνα μπαίνει από την πίσω πλευρά και βγαίνει από την μπροστινή πλευρά).
τοποθετήστε ξανά τη βελόνα στην οπή Νο. 1.
δέστε έναν κόμπο (αφήστε τουλάχιστον 7 cm από το νήμα).
κολλήστε το φύλλο υλικολογισμικού.
επιβεβαιώνω.

Στα τέσσερα

Ακολουθία βημάτων:

Κάνοντας τρύπες?
εισάγοντας τη βελόνα από την πίσω πλευρά (πρέπει να μπει στην τρύπα 2, μετρώντας από τα δεξιά προς τα αριστερά).
περνώντας μια κλωστή σε μια βελόνα και περάστε σε 1 τρύπα στα δεξιά.
τότε το νήμα στέλνεται ξανά στη 2η τρύπα στα δεξιά.
μετά από αυτό η βελόνα στέλνεται στην 3η τρύπα στα δεξιά.
στη συνέχεια προχωρήστε στην άκρα αριστερή παρακέντηση.
επιστροφή στην τρύπα 3.
πάρτε το από την άλλη πλευρά και κάντε έναν κόμπο.

Όταν σχηματίζετε έναν κόμπο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το νήμα δεν κρεμάει σε καμία περιοχή. Θα πρέπει να φτιάξει τις σελίδες σφιχτά και τακτοποιημένα.

Στις πέντε

Αυτή η τεχνική χρησιμοποιείται εξαιρετικά σπάνια. Συνήθως οι εποπτικές και οι ρυθμιστικές αρχές είναι ικανοποιημένες με την επιλογή με 3–4 τρύπες. Η αύξηση σε 5 υποδηλώνει ότι τα εν λόγω έγγραφα είναι έγγραφα αυστηρότερης λογοδοσίας και ύψιστης σημασίας. Για παράδειγμα, αυτός είναι ο τρόπος χειρισμού ορισμένων φορολογικών δηλώσεων.

Σπουδαίος! Εάν υπάρχουν 5 τρύπες, το κολλημένο ορθογώνιο πρέπει να αποκοπεί από λεπτό χαρτί και οι τρύπες πρέπει να βρίσκονται σε απόσταση 5 cm η μία από την άλλη.

Η σειρά εισαγωγής της βελόνας ανάλογα με τον αριθμό της οπής (μπορεί να μετρηθεί από οποιαδήποτε άκρη):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

Σε αυτό το στάδιο, το νήμα πρέπει να στερεωθεί με έναν κόμπο.

Στη γωνία

Ο χάρτης και ορισμένα χαρτιά του κλάδου των συναλλαγών μπορούν να ραφτούν χρησιμοποιώντας τη μέθοδο γωνίας. Με αυτή τη μέθοδο, γίνεται μια μονή τρύπα με μια διάτρηση στην επάνω αριστερή γωνία. Μια κορδέλα (40 cm) διπλωμένη στη μέση περνάει μέσα της. Τοποθετήστε το με τέτοιο τρόπο ώστε το κυρτό μεσαίο τμήμα να βρίσκεται στην πίσω πλευρά και τα άκρα να βρίσκονται στην μπροστινή πλευρά.

Στη συνέχεια, οι ουρές περνούν με σπείρωμα στον βρόχο. Αυτό δημιουργεί έναν κόμπο. Πρέπει να μετακινηθεί στη μη μπροστινή πλευρά του εγγράφου και να ασφαλιστεί με ένα ορθογώνιο κομμάτι χαρτί. Στο χαρτί γράφουν:

ραμμένα, αριθμημένα.
αριθμός φύλλων (γράμματα και αριθμοί, οι τελευταίοι πρέπει να είναι σε παρένθεση).
τα αρχικά του υπαλλήλου μαζί με την υπογραφή (το τελευταίο έρχεται πρώτο, μετά υποδεικνύεται η αποκωδικοποίησή του).

Απαιτήσεις για την προετοιμασία δεμένων εγγράφων

Μην ράβετε χρησιμοποιώντας συρραπτικό, κόλλα ή συνδετήρες. Δεν παρέχουν το κατάλληλο επίπεδο προστασίας: με τέτοιες μεθόδους στερέωσης, μπορείτε να αφαιρέσετε αθόρυβα το στοιχείο στερέωσης, να αφαιρέσετε τα φύλλα, να τα αντικαταστήσετε ή να προσθέσετε νέα. Εάν ένας ελεγκτής, φορολογική υπηρεσία ή άλλος ρυθμιστικός φορέας δει ένα έγγραφο ραμμένο με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός μπορεί να έχει διάφορα είδη προβλημάτων, ξεκινώντας από την άρνηση αποδοχής αναφορών και τελειώνοντας με την έκδοση τελεσίγραφου για την άμεση διόρθωση όλων των σημαντικών εγγράφων στα αρχεία.

Σπουδαίος! Εάν αμφιβάλλετε για τις ικανότητές σας ή αντιμετωπίζετε την ανάγκη να ανανεώσετε μεγάλο όγκο εγγράφων, είναι λογικό να απευθυνθείτε σε επαγγελματίες για βοήθεια. Υπηρεσίες αυτού του είδους παρέχονται από αρχεία και τυπογραφεία. Ταυτόχρονα, δεν χρειάζεται να περιμένουμε για άμεση εκτέλεση της παραγγελίας λόγω του φόρτου εργασίας των οργανισμών. Έχουν πολλή δουλειά ειδικά την περίοδο υποβολής εκθέσεων και διπλωμάτων.

Ο αριθμός των οπών παίζει πραγματικά σημαντικό ρόλο. Κατά τον καθορισμό του απαιτούμενου αριθμού, θα πρέπει να ξεκινήσετε από τη σημασία της σύμβασης. Η απλούστερη τεκμηρίωση από άποψη περιεχομένου είναι ραμμένη με 2 τρύπες και ιδιαίτερα πολύτιμη τεκμηρίωση με 5 τρύπες.

Η απόσταση μεταξύ των οπών λαμβάνεται επίσης υπόψη. Η καλύτερη επιλογή: το καθένα βρίσκεται σε απόσταση 3 cm από το προηγούμενο Για να ικανοποιηθεί η απαίτηση, πραγματοποιείται προπαρασκευαστική ευθυγράμμιση: σχεδιάζουν εκ των προτέρων πού πρέπει να γίνουν οι τρύπες. Ωστόσο Οι κατευθυνόμενες γραμμές δεν βοηθούν πάντα. Για παράδειγμα, συχνά εμφανίζονται λοξές τρύπες κατά την αρχειοθέτηση πολύ παχύ εγγράφων ή περιοδικών. Όταν εργάζεστε μαζί τους, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα σουβλί και να ενεργείτε εξαιρετικά προσεκτικά. Είναι καλύτερα να βιδώσετε το νήμα που χρησιμοποιείται στη βελόνα - θα βοηθήσει στη σωστή και ακριβή εισαγωγή.

Δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην αρίθμηση των σελίδων. Βασικά σημεία για το θέμα:

Χρησιμοποιούνται αραβικοί αριθμοί.
Οι αριθμοί ταξινομούνται σε αύξουσα σειρά.
Τοποθέτηση: πάνω δεξιά γωνία.
ο αριθμός δεν πρέπει να υπερβαίνει την άκρη του φύλλου.
Οι αιτήσεις υπόκεινται επίσης σε αρίθμηση.
τύπος αρίθμησης για την εφαρμογή: συνεχής.
κατά την επισύναψη μιας επιστολής, η αναφορά γίνεται ξεκινώντας από τον φάκελο (ο πρώτος αριθμός τοποθετείται σε αυτόν).
Κάθε σελίδα της επιστολής αριθμείται ανάλογα με τη σειρά παρουσίασης.
Όταν εργάζεστε με μια υπόθεση που παρουσιάζεται σε πολλούς τόμους, τα περιεχόμενα καθενός από αυτούς αριθμούνται χωριστά.

Ειδικός Η εκτύπωση απαιτεί επίσης μια προσέγγιση. Πρέπει να εγκατασταθεί τελευταία και με τέτοιο τρόπο ώστε να βρίσκεται ταυτόχρονα στο φύλλο υλικολογισμικού και στο έγγραφο. Εάν ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας δεν έχει προσωπική σφραγίδα, τότε μπορεί να παραλείψει αυτό το βήμα.

Σπουδαίος! Εάν το έγγραφο στη συνέχεια εισαχθεί σε ένα φάκελο, τότε δεν χρειάζεται να κολλήσετε το φύλλο «ραμμένο, αριθμημένο, υπογεγραμμένο» στο πίσω μέρος του φακέλου. Το σωστό μέρος για αυτό είναι η πίσω πλευρά του τελευταίου ραμμένου φύλλου.

Όταν συμπληρώνετε το φύλλο ραφής, δεν χρειάζεται να ψιλοκόψετε. Κάθε πληροφορία πρέπει να είναι ευανάγνωστη. Επίσης δεν επιτρέπονται συντομογραφίες. Επιπλέον, θα πρέπει να μορφοποιήσετε την καταχώρηση έτσι ώστε να βρίσκεται τόσο στο επάνω μέρος του εγγράφου όσο και στο επάνω μέρος του επικολλημένου ορθογωνίου χαρτιού.